劳动者李某系上海Y搬家有限公司（以下简称Y公司）的搬运工，李某在一次接到Y公司安排的搬运工作后，以身体不适为由拒绝了公司的工作安排。Y公司规定，若员工不服从公司的工作安排，可以罚款200元。Y公司遂以李某违法公司规章制度为由，对李某罚款200元。李某对处罚不服，于是来到闸北区劳动保障监察大队，反映Y公司克扣其工资事宜。

Y公司则表示，公司关于拒绝工作安排的罚款规定李某是知晓的，并且入职时都履行过告知签收程序，李某并未提起过异议。李某现在违反该规定，若不加以处罚警示，会影响公司的管理秩序。李某则表示，公司罚款行为不符合法律规定，系无故克扣工资行为。

本案案情较为简单，其焦点在于公司的罚款规定是否有效。一般而言，狭义上的“罚款”系行政处罚措施的一种，是国家行政机关对行政相对人作出的金钱给付处罚决定，其行为实施主体为国家行政机关，或者法律法规授权的组织，且必须有法律法规为依据。很显然Y公司的罚款规定并不符合狭义罚款的规定，那么这种广义上的罚款规定是否有效呢？

罚款规定要成为用人单位的规章制度自然需要经过民主程序和公示告知程序（本文所讨论的罚款规定均以已履行民主程序和公示告知为前提）。《企业职工奖惩条例》曾赋予过用人单位对违纪行为的经济处罚权，然而目前该条例已被废止。纵观目前劳动领域法律法规，既未规定用人单位有权对员工苛以经济处罚，也未明令禁止这种行为。因而，用人单位的罚款规定是否有效就存在着两种截然不同的观点，一种是“于法无据”的无效论，另一种就是“法无禁止即可为”的有效论。笔者认为，用人单位基于生产经营的切实需要，经过民主程序制定的合理罚款规定是有效的。比如，基于生产安全的需要，单位规定在禁火生产车间吸烟者罚款20元。有效的前提是需要同时满足以下三个要求：1）必须是基于生产或者经营的切实需要；2）必须经过民主程序；3）罚款金额必须合理。满足以上要求的罚款规定是有效的，这既符合生产经营管理的现实需要，也符合员工应当遵守单位规章制度的契约精神。

如前所述，基于生产经营的切实需要，经过民主程序制定的合理罚款规定是有效的。那么对于有效的罚款规定该如何执行呢？实践中有两只方式，一是员工自己认缴，也即是认缴制；另一是单位从员工的工资中代扣，也即是代扣制。再以前述吸烟罚款规定为例，若某员工违反规定，在禁火生产车间吸烟，被单位处以20元罚款，员工服从处罚并缴纳了罚款。恐怕没有人会认为员工认缴罚款的行为违反了法律规定，也符合情理。既然员工认缴罚款的行为并不违法，那么作为该处罚前提的罚款规定本身也就并无任何不妥。如果该单位采取代扣制的办法，从该员工当月工资中扣除了20元罚款，这就涉及到代扣行为是否属于克扣工资行为。实际上，所谓罚款规定有效性的争议更多的单位代扣罚款行为有效性的争议。

《工资支付暂行规定》第十五条规定：用人单位不得克扣劳动者工资。有下列情况之一的，用人单位可以代扣劳动工资；（一）用人单位代扣代缴的个人所得税；（二）用人单位代扣代缴的应由劳动者个人负担的各项社会保险费用；（三）法院判决、裁定中要求代扣的抚养费、赡养费；（四）法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用。《上海市企业工资支付办法》（第十九条）也有相同的规定。据此，单位代扣罚款自然是于法无据。然而在《对<工资支付暂行规定>有关问题的补充规定》（劳部发[1995]226号）又对克扣工资做了进一步解读，明确依法签订的劳动合同中有明确规定的以及依法制定并经过职代会批准的厂规、厂纪中有明确规定的减发工资不属于克扣工资行为（参见补充规定第三部分）。据此，笔者倾向认为有效的罚款规定是可以代扣的。同样，笔者对罚款规定有效性的观点也是符合《对<工资支付暂行规定>有关问题的补充规定》的精神。然而无论是劳动监察执法实践中还是劳动仲裁裁决中，都鲜有以《补充规定》来支持用人单位的扣款行为的实例。究其原因，主要为代扣工资的法定性原则对于代扣行为的内在谨慎要求与《补充规定》适用会导致代扣行为泛滥之间的冲突。因而，基于代扣工资法定原则的要求，实践中普遍认为用人单位从员工工资中代扣罚款系克扣工资行为。综上所述，基于生产经营的切实需要，经过民主程序制定的合理罚款规定可以是有效的，然而即便有效的罚款规定也并不能以代扣的方式执行，因为工资代扣法定原则（即必须符合《工资支付暂行规定》第十五条规定）。同样，不能代扣也不能成为否定罚款规定有效性的理由。罚款规定仅是一个用人单位规定而已，其有效性问题与是否可以代扣是两个不同的问题。具体到本案中，Y公司的代扣罚款行为自然是不合法的，此时再讨论罚款规定是否有效已无意义。监察员要求Y工资补发克扣的200元罚款，Y公司当即改正。

如前所述，即便是有效的罚款规定的执行也依赖于员工的自行认缴，而单位无法以代扣的强制手段来执行，那么是否意味着罚款规定的存在无任何意义呢？笔者认为，罚款规定设置的前提应是基于切实的现实需要，其目的是为了生产经营秩序，而非作为单纯强化单位管理的手段，更不是为了克扣员工工资来节省单位开支。罚款规定的根本目的在于设置一种员工认可的合理规则，来作为维系单位生产经营秩序的手段之一，这种规则的运行需要在意思自治与遵守契约精神的框架下，其意义也仅能在这个框架下得以体现。